As informações que se seguem informam-no sobre o que pode esperar de nós no LeafWing Center relativamente às suas Informações de Saúde Protegidas (PHI) e Informações de Saúde Electrónicas Protegidas (ePHI).
Neste aviso, utilizamos os termos "nós", "nos" e "nosso" para representar o Centro LeafWing e os seus funcionários.
O QUE SÃO "INFORMAÇÕES DE SAÚDE PROTEGIDAS" (PHI)?
As suas informações de saúde protegidas (PHI) são informações de saúde individualmente identificáveis, incluindo informações demográficas (por exemplo, morada), sobre a sua saúde ou condição física ou mental passada, presente ou futura (por exemplo, diagnóstico), serviços de cuidados de saúde que recebe (por exemplo, informações de tratamento) e pagamentos passados, presentes ou futuros pelos seus cuidados de saúde (por exemplo, informações sobre pedidos de indemnização).
Os DCC podem ser apresentados sob a forma oral, escrita ou eletrónica (ePHI). Exemplos de DCC incluem o seu registo de tratamento, registo de pedidos de reembolso, informações de inscrição ou anulação de inscrição e comunicações entre si e a sua equipa de tratamento.
Se os seus dados pessoais forem desidentificados de acordo com as normas da HIPAA, deixam de ser dados pessoais.
Vamos descrever a nossa responsabilidade de proteger os seus DCC:
Por lei, temos de o fazer:
- proteger a privacidade do seu PHI.
- informá-lo sobre os seus direitos e as nossas responsabilidades legais no que diz respeito aos seus DCC.
- notificá-lo se houver uma violação dos seus DCC.
- informá-lo sobre as nossas práticas de privacidade e seguir o nosso aviso atualmente em vigor.
Levamos a sério estas responsabilidades e implementámos salvaguardas (por exemplo, formação de sensibilização para a segurança e políticas e procedimentos para o pessoal), salvaguardas técnicas (por exemplo, desidentificação, encriptação, discos rígidos encriptados e palavras-passe) e salvaguardas físicas (como áreas fechadas, mobiliário de armazenamento) para proteger os seus DCC.
Deixe-nos informá-lo sobre os seus direitos relativamente aos seus DCC:
Esta secção informa-o dos seus direitos relativamente aos seus DCC e descreve como pode exercer esses direitos.
O seu direito de aceder e alterar os seus DCC.
Sujeito a certas excepções, tem o direito de ver ou obter uma cópia dos seus DCC que mantemos em registos relacionados com o seu tratamento ou decisões sobre o seu tratamento ou pagamento do seu tratamento. Os pedidos devem ser feitos por escrito (de preferência por correio eletrónico). Poderemos cobrar-lhe uma taxa razoável, baseada nos custos, pelas cópias, resumo ou explicação dos seus DCC.
Se não tivermos o registo que pediu, mas soubermos quem o tem, dir-lhe-emos quem deve contactar para o pedir (por exemplo, o pediatra/PCP).
Se achar que existe um erro nos seus DCC ou que faltam informações importantes, pode pedir-nos para corrigir ou acrescentar essas informações ao registo. Os pedidos têm de ser feitos por escrito (de preferência por correio eletrónico), indicar-nos as correcções ou adições que está a pedir e a razão pela qual as correcções ou adições devem ser feitas. Responderemos por escrito depois de analisarmos o seu pedido (ou seja, por correio eletrónico).
Apresentar todos os pedidos por escrito ao LeafWing Center em [email protected].
O seu direito de escolher como enviamos os DCC para si ou para outra pessoa.
Pode pedir-nos para lhe enviarmos os seus DCC para um endereço diferente (por exemplo, o seu endereço profissional) ou por meios diferentes (por exemplo, fax em vez de e-mail).
Se o seu PHI for armazenado eletronicamente, poderá solicitar uma cópia dos registos em formato eletrónico. Também pode fazer um pedido específico por escrito ao LeafWing Center para transmitir uma cópia do seu PHI/ePHI a um terceiro designado. Poderemos cobrar uma taxa razoável, baseada nos custos.
O seu direito a um registo das divulgações de DCC.
Pode pedir-nos uma lista das nossas divulgações dos seus DCC. Tem direito a um relatório de divulgação em qualquer período de 12 meses, sem qualquer custo. Se solicitar quaisquer registos adicionais menos de 12 meses depois, poderemos cobrar uma taxa.
- Uma contabilidade não inclui determinadas divulgações. Por exemplo, as divulgações:
- Necessário para efetuar tratamentos, pagamentos e operações de cuidados de saúde.
- Para os quais o LeafWing Center recebeu uma autorização assinada pelo utilizador;
- Do seu PHI/ePHI para si.
- Para notificações para efeitos de assistência em caso de catástrofe;
- A pessoas envolvidas nos seus cuidados e pessoas que actuam em seu nome (por exemplo, tutores legais de crianças menores).
- Não abrangidos pelo direito a uma prestação de contas.
O seu direito a pedir limites de utilização e divulgação dos seus DCC.
Pode solicitar que limitemos as nossas utilizações e divulgações dos seus DCC para fins de tratamento, pagamento e cuidados de tratamento. Na esmagadora maioria das circunstâncias, estas são as formas de utilização do seu PHI/ePHI (para fins de tratamento, faturação e coordenação de cuidados de saúde).
Pode pedir-nos para não utilizarmos ou partilharmos determinadas informações de saúde para tratamento, pagamento ou para as nossas operações. Não somos obrigados a concordar com o seu pedido, e podemos dizer "não" se isso afetar o seu tratamento. Analisaremos todos os pedidos apresentados e, se recusarmos o seu pedido, notificá-lo-emos por escrito.
O seu direito a receber uma cópia em papel deste aviso.
O utilizador também tem o direito de receber uma cópia em papel deste aviso, mediante pedido.
Como podemos utilizar e divulgar o seu PHI/ePHI.
A sua confidencialidade é importante para nós. Os nossos médicos e pessoal administrativo são obrigados a manter a confidencialidade dos PHI/ePHI dos nossos membros/clientes/estudantes. Temos políticas e procedimentos e outras salvaguardas para ajudar a proteger os seus DCC contra utilização e divulgação indevidas.
Por vezes, a lei permite-nos utilizar e divulgar determinados DCC/ePHI sem a sua autorização por escrito. Vamos descrever brevemente estas utilizações e divulgações abaixo e dar-lhe alguns exemplos.
A quantidade de PHI/ePHI que é utilizada ou divulgada sem a sua autorização por escrito varia consoante, por exemplo, o objetivo pretendido da utilização ou divulgação. Por vezes, podemos precisar de usar ou divulgar apenas uma quantidade limitada de DCC/ePHI, por exemplo, para lhe enviar um lembrete de consulta ou para confirmar que é membro de um plano de saúde. Noutras ocasiões, podemos precisar de usar ou divulgar mais PHI/ePHI, como quando estamos a fornecer tratamento ou a pedir pré-autorização ou autorização para tratamento.
Tratamento.
Esta é a utilização e divulgação mais importante do seu PHI/ePHI. Por exemplo, a nossa equipa clínica, incluindo estagiários, envolvida nos seus cuidados, utiliza e divulga o seu PHI/ePHI para avaliar a condição e as necessidades de tratamento. Se necessitar de cuidados por parte de prestadores de cuidados de saúde que não façam parte da equipa do LeafWing Center, como por exemplo um pediatra para o ajudar com as necessidades de cuidados de saúde, poderemos divulgar-lhes o seu PHI/ePHI.
Pagamento.
Os seus PHI/ePHI podem ser necessários para nos permitir faturar e cobrar o pagamento do tratamento que recebe.
Operações de cuidados de saúde comportamentais.
Podemos usar e divulgar o seu PHI/ePHI para determinadas operações de cuidados de saúde comportamental (por exemplo, avaliação e melhoria da qualidade, formação e avaliação de profissionais de saúde, licenciamento, acreditação e determinação de prémios e outros custos de prestação de cuidados).
Associados comerciais.
Podemos contratar parceiros comerciais para desempenharem determinadas funções ou actividades em nosso nome, tais como pagamentos e operações de cuidados de saúde. Estes associados comerciais têm de concordar em salvaguardar o seu PHI/ePHI e nós mantemos esse acordo.
Lembretes de marcação de consultas.
Podemos utilizar o seu PHI/ePHI para o contactar sobre marcações para tratamento.
Intercâmbio de informações sobre saúde (coordenação de cuidados).
Podemos partilhar as suas informações de saúde eletronicamente com outras organizações onde recebe cuidados de saúde. A partilha de informações por via eletrónica é uma forma mais rápida de fazer chegar as suas informações de saúde aos prestadores de cuidados de saúde que o tratam.
Tipos específicos de PHI/ePHI.
Existem requisitos mais rigorosos para a utilização e divulgação de alguns tipos de PHI/ePHI - por exemplo, informações sobre saúde mental e abuso de drogas e álcool, testes de VIH e informações sobre testes genéticos. No entanto, ainda existem circunstâncias em que estes tipos de informações podem ser utilizados ou divulgados sem a sua autorização.
Comunicações com a família e outras pessoas quando está presente.
Por vezes, um membro da família ou outra pessoa envolvida nos seus cuidados estará presente quando estivermos a discutir os seus DCC consigo. Se se opuser, informe-nos e não discutiremos os seus DCC ou pediremos à pessoa que se vá embora.
Comunicações com a família e outras pessoas quando não está presente.
Poderá haver alturas em que seja necessário divulgar os seus DCC a um membro da família ou a outra pessoa envolvida nos seus cuidados porque existe uma emergência, porque não está presente, porque não tem capacidade de decisão para concordar ou objetar, ou porque é menor de idade. Nesses casos, usaremos o nosso discernimento profissional para determinar se é do seu interesse divulgar os seus DCC. Em caso afirmativo, limitaremos a divulgação aos DCC que sejam diretamente relevantes para o envolvimento da pessoa nos seus cuidados de saúde. Por exemplo, podemos permitir que alguém vá buscar uma receita médica para si.
Divulgação em caso de assistência em caso de catástrofe.
Podemos divulgar o seu nome, cidade de residência, idade, sexo e estado geral a uma organização pública ou privada de assistência em caso de catástrofe para ajudar nos esforços de assistência em caso de catástrofe, a menos que se oponha na altura.
Divulgação de informações aos pais enquanto representantes pessoais de menores.
Na maioria dos casos, podemos divulgar-lhe os DCC do seu filho menor. No entanto, nalgumas situações, é-nos permitido ou mesmo exigido por lei que neguemos o seu acesso às PHI do seu filho menor. Um exemplo de quando temos de negar esse acesso com base no tipo de cuidados de saúde é quando um menor com 12 anos ou mais procura cuidados para uma doença ou condição transmissível. Outra situação em que temos de negar o acesso aos pais é quando os menores têm direitos de adultos a tomar as suas próprias decisões em matéria de cuidados de saúde. Estes menores incluem, por exemplo, os menores que foram ou são casados ou que têm uma declaração de emancipação de um tribunal.
Investigação.
Por vezes, o LeafWing Center envolve-se em investigação importante. Algumas das nossas pesquisas podem envolver procedimentos de tratamento e outras limitam-se à recolha e análise de dados de saúde comportamental. Todos os tipos de pesquisa podem envolver o uso ou a divulgação dos seus DCC. Os seus DCC podem geralmente ser usados ou divulgados para investigação sem a sua autorização se um Conselho de Revisão Institucional (IRB) aprovar esse uso ou divulgação. Um IRB é um comité que é responsável, ao abrigo da lei federal, por rever e aprovar a investigação em seres humanos para proteger a segurança dos participantes e a confidencialidade dos DCC.
Actividades de saúde pública.
As actividades de saúde pública abrangem muitas funções desempenhadas ou autorizadas por agências governamentais para promover e proteger a saúde pública e podem exigir que divulguemos o seu PHI/ePHI.
Por exemplo, podemos divulgar o seu PHI/ePHI como parte da nossa obrigação de comunicar às autoridades de saúde pública determinadas doenças, lesões, condições e eventos vitais.
Podemos utilizar e divulgar o seu PHI/ePHI conforme necessário para cumprir as leis federais e estatais que regem a segurança no local de trabalho.
Supervisão da saúde comportamental.
Como prestadores de cuidados de saúde comportamental e planos de saúde, estamos sujeitos a supervisão conduzida por agências federais e estatais. Estas agências podem efetuar auditorias às nossas operações e actividades e, nesse processo, podem analisar o seu PHI/ePHI.
Indemnização dos trabalhadores.
Podemos usar e divulgar o seu PHI/ePHI para cumprir as leis de indemnização dos trabalhadores. Por exemplo, podemos comunicar as suas informações médicas relativas a uma lesão ou doença relacionada com o trabalho a administradores de pedidos de indemnização, companhias de seguros e outros responsáveis pela avaliação do seu pedido de benefícios de indemnização dos trabalhadores.
Atividade militar e segurança nacional.
Por vezes, podemos utilizar ou divulgar o PHI/ePHI do pessoal das forças armadas às autoridades militares aplicáveis, quando estas considerarem que é necessário para levar a cabo corretamente missões militares. Também podemos divulgar o seu PHI/ePHI a funcionários federais autorizados, conforme necessário, para actividades de segurança nacional e de informações ou para proteção do presidente e de outros funcionários e dignitários do governo.
Exigido por lei.
Nalgumas circunstâncias, a lei federal ou estatal exige que divulguemos os seus DCC a terceiros. Por exemplo, o secretário do Departamento de Saúde e Serviços Humanos pode analisar os nossos esforços de conformidade, o que pode incluir ver o seu PHI/ePHI.
Acções judiciais e outros litígios.
Podemos utilizar e divulgar DCC/ePHI para responder a uma ordem judicial ou administrativa, uma intimação ou um pedido de descoberta. Também podemos usar e divulgar DCC/ePHI na medida do permitido por lei sem a sua autorização, por exemplo, para defender uma ação judicial ou arbitragem.
Aplicação da lei.
Podemos divulgar PHI/ePHI a funcionários autorizados para fins de aplicação da lei, por exemplo, para responder a um mandado de busca, denunciar um crime nas nossas instalações ou ajudar a identificar ou localizar alguém.
Ameaça grave para a saúde ou segurança.
Podemos utilizar e divulgar o seu PHI/ePHI se acreditarmos que é necessário para evitar uma ameaça grave à sua saúde ou segurança ou à de outra pessoa.
Abuso ou negligência.
Por lei, podemos divulgar PHI/ePHI às autoridades competentes para denunciar suspeitas de abuso ou negligência de crianças ou para identificar suspeitas de vítimas de abuso, negligência ou violência doméstica.
Reclusos.
Ao abrigo da lei federal que nos obriga a enviar-lhe este aviso, os reclusos não têm os mesmos direitos de controlo dos seus PHI/ePHI que os outros indivíduos. Se for um recluso de uma instituição correcional ou estiver sob custódia de um agente da autoridade, poderemos divulgar o seu PHI/ePHI à instituição correcional ou ao agente da autoridade para determinados fins, por exemplo, para proteger a sua saúde ou segurança ou a de outra pessoa.
Todas as outras utilizações e divulgações do seu PHI/ePHI requerem a sua autorização prévia por escrito.
Exceto para os usos e divulgações descritos acima, não usaremos ou divulgaremos os seus DCC sem a sua autorização por escrito. Alguns casos em que podemos solicitar a sua autorização para utilização ou divulgação de PHI/ePHI são:
Notas de psicoterapia: Em raras ocasiões, podemos pedir a sua autorização para utilizar e divulgar "notas de psicoterapia". A lei federal de privacidade define "notas de psicoterapia" muito especificamente como notas feitas por um profissional de saúde mental que regista conversas durante sessões de aconselhamento privadas ou em grupo e que são mantidas separadamente do resto do seu registo médico. Geralmente, não mantemos notas de psicoterapia, conforme definido pela lei federal de privacidade.
Quando a sua autorização é necessária e nos autoriza a utilizar ou divulgar o seu PHI/ePHI para um determinado fim, pode revogar essa autorização notificando-nos por escrito em qualquer altura. Tenha em atenção que a revogação não se aplicará a qualquer utilização ou divulgação autorizada do seu PHI/ePHI que tenha ocorrido antes de recebermos a sua revogação.
Como contactar-nos sobre este aviso ou para colocar questões sobre as Práticas de Privacidade.
Se tiver alguma dúvida sobre este aviso, envie-nos um e-mail para [email protected]. Também pode notificar o secretário do Departamento de Saúde e Serviços Humanos.
Não tomaremos medidas retaliatórias contra si se apresentar uma queixa sobre as nossas práticas de privacidade.
Alterações ao presente aviso.
Podemos alterar este aviso e as nossas práticas de privacidade em qualquer altura, desde que a alteração seja consistente com a legislação estatal e federal. Qualquer aviso revisto aplicar-se-á tanto ao PHI/ePHI que já temos sobre si na altura da alteração, como a qualquer PHI/ePHI criado ou recebido após a alteração entrar em vigor. Se efectuarmos uma alteração importante às nossas práticas de privacidade, alteraremos imediatamente este aviso e disponibilizaremos o novo aviso no nosso website em www.leafwingcenter.org/privacy practices. Exceto no caso de alterações exigidas por lei, não implementaremos uma alteração importante às nossas práticas de privacidade antes de revermos este aviso.
Data efectiva do presente aviso.
O presente aviso produz efeitos a partir de 12 de agosto de 2021.