Les informations ci-dessous vous renseignent sur ce que vous pouvez attendre de nous au LeafWing Center en ce qui concerne vos informations de santé protégées (PHI) et vos informations de santé électroniques protégées (ePHI).
Dans cette notice, nous utilisons les termes "nous", "notre" et "nos" pour représenter le LeafWing Center et ses employés.
QU'EST-CE QU'UNE "INFORMATION DE SANTÉ PROTÉGÉE" (IPS) ?
Vos informations de santé protégées (PHI) sont des informations de santé identifiables individuellement, y compris des informations démographiques (par exemple, l'adresse), concernant votre santé physique ou mentale passée, présente ou future ou votre état de santé (par exemple, le diagnostic), les services de soins de santé que vous recevez (par exemple, les informations sur le traitement) et le paiement passé, présent ou futur de vos soins de santé (par exemple, les informations sur les demandes de remboursement).
Les PHI peuvent se présenter sous forme orale, écrite ou électronique (ePHI). Les exemples de PHI comprennent votre dossier de traitement, votre dossier de demande de remboursement, les informations relatives à l'inscription ou à la désinscription et les communications entre vous et votre équipe de traitement.
Si vos PHI sont dépersonnalisés conformément aux normes HIPAA, ils ne sont plus des PHI.
Décrivons notre responsabilité en matière de protection de vos PHI :
La loi nous y oblige :
- protéger la confidentialité de vos PHI.
- vous informer de vos droits et de nos responsabilités légales en ce qui concerne vos PHI.
- vous informer en cas de violation de vos PHI.
- vous informer sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée et suivre notre avis actuellement en vigueur.
Nous prenons ces responsabilités au sérieux et avons mis en place des mesures de protection (par exemple, une formation de sensibilisation à la sécurité et des politiques et procédures pour le personnel), des mesures de protection techniques (par exemple, la dépersonnalisation, le cryptage, les disques durs cryptés et les mots de passe) et des mesures de protection physiques (telles que des zones fermées à clé et des meubles de rangement) pour protéger vos PHI.
Laissez-nous vous informer de vos droits concernant vos PHI :
Cette section vous informe de vos droits concernant vos PHI et décrit comment vous pouvez exercer ces droits.
Votre droit d'accès et de modification de vos PHI.
Sous réserve de certaines exceptions, vous avez le droit de consulter ou d'obtenir une copie de vos PHI que nous conservons dans les dossiers relatifs à votre traitement ou aux décisions concernant votre traitement ou le paiement de votre traitement. Les demandes doivent être formulées par écrit (de préférence par courrier électronique). Nous pouvons vous facturer des frais raisonnables, basés sur les coûts, pour les copies, le résumé ou l'explication de vos PHI.
Si nous ne possédons pas le dossier que vous avez demandé mais que nous savons qui le possède, nous vous indiquerons qui contacter pour le demander (par exemple, le pédiatre ou le médecin de famille).
Si vous pensez qu'il y a une erreur dans vos PHI ou qu'il manque des informations importantes, vous pouvez nous demander de corriger ou d'ajouter ces informations au dossier. Les demandes doivent être formulées par écrit (de préférence par courrier électronique), indiquer les corrections ou les ajouts que vous demandez et les raisons pour lesquelles ces corrections ou ces ajouts devraient être effectués. Nous vous répondrons par écrit après avoir examiné votre demande (par exemple, par courrier électronique).
Soumettre toutes les demandes écrites au LeafWing Center à l'adresse [email protected].
Votre droit de choisir la manière dont nous envoyons vos PHI à vous ou à quelqu'un d'autre.
Vous pouvez nous demander de vous envoyer vos PHI à une autre adresse (par exemple, votre adresse professionnelle) ou par d'autres moyens (par exemple, une télécopie au lieu d'un courrier électronique).
Si vos PHI sont stockés électroniquement, vous pouvez demander une copie des dossiers dans un format électronique. Vous pouvez également nous adresser une demande écrite spécifique au LeafWing Center pour que nous transmettions une copie de vos PHI/ePHI à un tiers désigné. Nous pouvons facturer des frais raisonnables basés sur les coûts.
Votre droit à un décompte des divulgations de PHI.
Vous pouvez nous demander une liste des divulgations de vos PHI. Vous avez droit à un compte rendu de divulgation gratuit par période de 12 mois. Si vous demandez des comptes supplémentaires moins de 12 mois plus tard, nous pourrons vous facturer des frais.
- Une comptabilité ne comprend pas certaines informations. Par exemple, les informations :
- Nécessaire pour assurer le traitement, le paiement et le fonctionnement des soins de santé.
- pour lesquels le LeafWing Center disposait d'une autorisation signée de votre part ;
- de vos PHI/ePHI à votre intention.
- Pour les notifications à des fins d'aide en cas de catastrophe ;
- aux personnes qui s'occupent de vous et à celles qui agissent en votre nom (par exemple, les tuteurs légaux d'enfants mineurs).
- Non couvert par le droit à la reddition des comptes.
Votre droit de demander des limites à l'utilisation et à la divulgation de vos PHI.
Vous pouvez nous demander de limiter l'utilisation et la divulgation de vos PHI à des fins de traitement, de paiement et de soins. Dans la très grande majorité des cas, il s'agit là de l'étendue des modalités d'utilisation de vos PHI/ePHI (à des fins de traitement, de facturation et de coordination des soins).
Vous pouvez nous demander de ne pas utiliser ou partager certaines informations sur la santé à des fins de traitement, de paiement ou de fonctionnement. Nous ne sommes pas tenus d'accepter votre demande et nous pouvons refuser si cela risque d'affecter votre traitement. Nous examinerons toutes les demandes soumises et, si nous les refusons, nous vous en informerons par écrit.
Votre droit de recevoir une copie papier de cet avis.
Vous avez également le droit de recevoir une copie papier de cet avis sur demande.
Comment nous pouvons utiliser et divulguer vos PHI/ePHI.
Votre confidentialité est importante pour nous. Nos cliniciens et notre personnel administratif sont tenus de préserver la confidentialité des PHI/ePHI de nos membres/clients/étudiants. Nous avons mis en place des politiques, des procédures et d'autres mesures de sauvegarde pour protéger vos PHI d'une utilisation et d'une divulgation inappropriées.
La loi nous autorise parfois à utiliser et à divulguer certains PHI/ePHI sans votre autorisation écrite. Permettez-nous de décrire brièvement ces utilisations et divulgations ci-dessous et de vous donner quelques exemples.
La quantité de PHI/ePHI utilisée ou divulguée sans votre autorisation écrite varie en fonction, par exemple, de l'objectif prévu de l'utilisation ou de la divulgation. Parfois, nous n'aurons besoin d'utiliser ou de divulguer qu'une quantité limitée de PHI/ePHI, par exemple pour vous envoyer un rappel de rendez-vous ou pour confirmer que vous êtes membre d'un plan de santé. À d'autres moments, nous pouvons avoir besoin d'utiliser ou de divulguer davantage de PHI/ePHI, par exemple lorsque nous fournissons un traitement ou que nous demandons une pré-autorisation ou une autorisation de traitement.
Traitement.
Il s'agit de l'utilisation et de la divulgation les plus importantes de vos PHI/ePHI. Par exemple, notre équipe clinique, y compris les stagiaires, impliquée dans vos soins utilise et divulgue vos PHI/ePHI pour évaluer l'état de santé et les besoins en matière de traitement. Si vous avez besoin de soins de la part de prestataires de soins de santé qui ne font pas partie de l'équipe du LeafWing Center, tels qu'un pédiatre pour vous aider à répondre à vos besoins en matière de soins de santé, nous pouvons leur divulguer vos PHI/ePHI.
Paiement.
Vos PHI/ePHI peuvent être nécessaires pour nous permettre de facturer et de percevoir le paiement du traitement que vous recevez.
Opérations de soins de santé comportementale.
Nous pouvons utiliser et divulguer vos PHI/ePHI pour certaines opérations de soins de santé comportementale (par exemple, l'évaluation et l'amélioration de la qualité, la formation et l'évaluation des professionnels de la santé, l'octroi de licences, l'accréditation et la détermination des primes et autres coûts de la fourniture de soins).
Associés commerciaux.
Nous pouvons conclure des contrats avec des partenaires commerciaux pour qu'ils exécutent certaines fonctions ou activités en notre nom, telles que le paiement et les opérations de soins de santé. Ces partenaires commerciaux doivent s'engager à protéger vos PHI/ePHI et nous maintenons cet accord.
Rappels de rendez-vous.
Nous pouvons utiliser vos PHI/ePHI pour vous contacter au sujet de rendez-vous pour un traitement.
Échange d'informations sur la santé (coordination des soins).
Nous pouvons partager vos informations médicales par voie électronique avec d'autres organisations où vous recevez des soins de santé. Le partage d'informations par voie électronique est un moyen plus rapide de transmettre vos informations de santé aux prestataires de soins de santé qui vous traitent.
Types spécifiques de PHI/ePHI.
L'utilisation et la divulgation de certains types de PHI/ePHI sont soumises à des exigences plus strictes - par exemple, les informations relatives aux patients souffrant de troubles mentaux, de toxicomanie ou d'alcoolisme, les tests de dépistage du VIH et les informations relatives aux tests génétiques. Toutefois, il existe encore des circonstances dans lesquelles ces types d'informations peuvent être utilisés ou divulgués sans votre autorisation.
Communications avec la famille et d'autres personnes en votre présence.
Il arrive qu'un membre de la famille ou une autre personne impliquée dans vos soins soit présent lorsque nous discutons de vos PHI avec vous. Si vous vous y opposez, veuillez nous en informer et nous ne discuterons pas de vos RPS ou nous demanderons à cette personne de partir.
Communications avec la famille et d'autres personnes en votre absence.
Il peut arriver qu'il soit nécessaire de divulguer vos PHI à un membre de la famille ou à une autre personne impliquée dans vos soins parce qu'il y a une urgence, que vous n'êtes pas présent, que vous n'avez pas la capacité de prendre des décisions pour donner votre accord ou vous opposer, ou que vous êtes mineur. Dans ces cas, nous ferons appel à notre jugement professionnel pour déterminer s'il est dans votre intérêt de divulguer vos PHI. Si tel est le cas, nous limiterons la divulgation aux informations directement liées à l'implication de la personne dans vos soins de santé. Par exemple, nous pouvons autoriser quelqu'un à aller chercher une ordonnance pour vous.
Divulgation en cas de secours en cas de catastrophe.
Nous pouvons divulguer votre nom, votre ville de résidence, votre âge, votre sexe et votre état général à une organisation publique ou privée de secours en cas de catastrophe afin de contribuer aux efforts de secours, sauf si vous vous y opposez à ce moment-là.
Divulgation aux parents en tant que représentants personnels des mineurs.
Dans la plupart des cas, nous pouvons vous divulguer les PHI de votre enfant mineur. Dans certaines situations, cependant, la loi nous autorise, voire nous oblige, à vous refuser l'accès aux RPS de votre enfant mineur. Un exemple de cas où nous devons refuser cet accès sur la base du type de soins de santé est celui où un mineur âgé de 12 ans ou plus cherche à obtenir des soins pour une maladie ou un état contagieux. Une autre situation dans laquelle nous devons refuser l'accès aux parents est celle où les mineurs ont le droit, en tant qu'adultes, de prendre leurs propres décisions en matière de soins de santé. Il s'agit, par exemple, des mineurs qui ont été ou sont mariés ou qui ont obtenu une déclaration d'émancipation d'un tribunal.
Recherche.
Le LeafWing Center s'engage parfois dans des recherches importantes. Certaines de nos recherches peuvent impliquer des procédures de traitement, tandis que d'autres se limitent à la collecte et à l'analyse de données sur la santé comportementale. Tous les types de recherche peuvent impliquer l'utilisation ou la divulgation de vos PHI. Vos PHI peuvent généralement être utilisées ou divulguées à des fins de recherche sans votre autorisation si un comité d'examen institutionnel (IRB) approuve cette utilisation ou cette divulgation. Un IRB est un comité chargé, en vertu de la loi fédérale, d'examiner et d'approuver les recherches sur des sujets humains afin de protéger la sécurité des participants et la confidentialité des PHI.
Activités de santé publique.
Les activités de santé publique couvrent de nombreuses fonctions exécutées ou autorisées par les agences gouvernementales pour promouvoir et protéger la santé publique et peuvent nous obliger à divulguer vos PHI/ePHI.
Par exemple, nous pouvons divulguer vos PHI/ePHI dans le cadre de notre obligation de signaler aux autorités de santé publique certaines maladies, blessures, conditions et événements vitaux.
Nous pouvons utiliser et divulguer vos PHI/ePHI si nécessaire pour nous conformer aux lois fédérales et d'État qui régissent la sécurité sur le lieu de travail.
Surveillance de la santé comportementale.
En tant que prestataires de soins de santé comportementale et de plans de santé, nous sommes soumis à la surveillance d'agences fédérales et d'État. Ces agences peuvent procéder à des audits de nos opérations et de nos activités et, dans le cadre de ce processus, elles peuvent examiner vos PHI/ePHI.
Indemnisation des travailleurs.
Nous pouvons utiliser et divulguer vos PHI/ePHI afin de nous conformer aux lois sur l'indemnisation des travailleurs. Par exemple, nous pouvons communiquer vos informations médicales concernant une blessure ou une maladie liée au travail aux administrateurs des demandes d'indemnisation, aux compagnies d'assurance et à d'autres personnes chargées d'évaluer votre demande de prestations d'indemnisation des accidents du travail.
Activité militaire et sécurité nationale.
Nous pouvons parfois utiliser ou divulguer les PHI/ePHI du personnel des forces armées aux autorités militaires compétentes lorsqu'elles estiment que cela est nécessaire pour mener à bien les missions militaires. Nous pouvons également divulguer vos PHI/ePHI à des fonctionnaires fédéraux autorisés si cela s'avère nécessaire pour des activités de sécurité nationale et de renseignement ou pour la protection du président et d'autres fonctionnaires et dignitaires du gouvernement.
Exigée par la loi.
Dans certaines circonstances, la législation fédérale ou nationale exige que nous divulguions vos PHI à d'autres personnes. Par exemple, le secrétaire du ministère de la santé et des services sociaux peut examiner nos efforts de conformité, ce qui peut inclure la consultation de vos PHI/ePHI.
Les procès et autres litiges juridiques.
Nous pouvons utiliser et divulguer des PHI/ePHI pour répondre à une injonction judiciaire ou administrative, à une citation à comparaître ou à une demande de communication de pièces. Nous pouvons également utiliser et divulguer des PHI/ePHI dans la mesure permise par la loi sans votre autorisation, par exemple pour défendre un procès ou un arbitrage.
Application de la loi.
Nous pouvons divulguer des PHI/ePHI à des fonctionnaires autorisés à des fins d'application de la loi, par exemple pour répondre à un mandat de perquisition, signaler un crime dans nos locaux ou aider à identifier ou à localiser quelqu'un.
Menace grave pour la santé ou la sécurité.
Nous pouvons utiliser et divulguer vos PHI/ePHI si nous estimons que cela est nécessaire pour éviter une menace grave pour votre santé ou votre sécurité ou celle de quelqu'un d'autre.
Abus ou négligence.
En vertu de la loi, nous pouvons divulguer des PHI/ePHI aux autorités compétentes pour signaler des cas présumés de maltraitance ou de négligence à l'égard d'enfants ou pour identifier des victimes présumées de maltraitance, de négligence ou de violence domestique.
Détenus.
En vertu de la loi fédérale qui nous oblige à vous donner cet avis, les détenus n'ont pas les mêmes droits de contrôle de leurs PHI/ePHI que les autres personnes. Si vous êtes détenu dans un établissement pénitentiaire ou sous la garde d'un responsable de l'application de la loi, nous pouvons divulguer vos PHI/ePHI à l'établissement pénitentiaire ou au responsable de l'application de la loi à certaines fins, par exemple pour protéger votre santé ou votre sécurité ou celles de quelqu'un d'autre.
Toutes les autres utilisations et divulgations de vos PHI/ePHI nécessitent votre autorisation écrite préalable.
À l'exception des utilisations et divulgations décrites ci-dessus, nous n'utiliserons ni ne divulguerons vos PHI sans votre autorisation écrite. Voici quelques cas dans lesquels nous pouvons demander votre autorisation pour l'utilisation ou la divulgation de PHI/ePHI :
Notes de psychothérapie : En de rares occasions, nous pouvons vous demander l'autorisation d'utiliser et de divulguer des "notes de psychothérapie". La loi fédérale sur la protection de la vie privée définit les "notes de psychothérapie" très précisément comme des notes prises par un professionnel de la santé mentale enregistrant des conversations au cours de séances de conseil privées ou collectives, qui sont conservées séparément du reste de votre dossier médical. En règle générale, nous ne conservons pas les notes de psychothérapie, telles que définies par la loi fédérale sur la protection de la vie privée.
Lorsque votre autorisation est requise et que vous nous autorisez à utiliser ou à divulguer vos PHI/ePHI à certaines fins, vous pouvez révoquer cette autorisation en nous en informant par écrit à tout moment. Veuillez noter que la révocation ne s'appliquera pas à l'utilisation ou à la divulgation autorisée de vos PHI/ePHI qui a eu lieu avant que nous recevions votre révocation.
Comment nous contacter au sujet de cet avis ou pour poser des questions sur les pratiques en matière de protection de la vie privée.
Si vous avez des questions concernant cet avis, veuillez nous envoyer un courriel à [email protected]. Vous pouvez également en informer le secrétaire du ministère de la santé et des services sociaux.
Nous ne prendrons pas de mesures de rétorsion à votre encontre si vous déposez une plainte concernant nos pratiques en matière de protection de la vie privée.
Modifications du présent avis.
Nous pouvons modifier cet avis et nos pratiques en matière de protection de la vie privée à tout moment, à condition que les modifications soient conformes aux lois fédérales et de l'État. Toute notice révisée s'appliquera à la fois aux PHI/ePHI dont nous disposons déjà à votre sujet au moment de la modification et à tous les PHI/ePHI créés ou reçus après l'entrée en vigueur de la modification. Si nous apportons une modification importante à nos pratiques en matière de protection de la vie privée, nous modifierons rapidement le présent avis et mettrons le nouvel avis à disposition sur notre site web à l'adresse suivante : www.leafwingcenter.org/privacy practices. À l'exception des modifications exigées par la loi, nous ne mettrons pas en œuvre une modification importante de nos pratiques en matière de protection de la vie privée avant d'avoir révisé la présente notice.
Date d'entrée en vigueur du présent avis.
Cet avis entre en vigueur le 12 août 2021.