La siguiente información le informa sobre lo que puede esperar de nosotros en el LeafWing Center con respecto a su información médica protegida (PHI) y a la información médica electrónica protegida (ePHI).
En este aviso utilizamos los términos "nosotros", "nos" y "nuestro" para representar al LeafWing Center y a sus empleados.
¿QUÉ ES LA "INFORMACIÓN SANITARIA PROTEGIDA" (PHI)?
Su información sanitaria protegida (PHI) es información sanitaria individualmente identificable, incluida la información demográfica (por ejemplo, la dirección), sobre su salud o condición física o mental pasada, presente o futura (por ejemplo, el diagnóstico), los servicios de atención sanitaria que recibe (por ejemplo, la información sobre el tratamiento) y el pago pasado, presente o futuro de su atención sanitaria (por ejemplo, la información sobre reclamaciones).
La PHI puede estar en forma oral, escrita o electrónica (ePHI). Ejemplos de PHI incluyen su registro de tratamiento, registro de reclamaciones, información de inscripción o desinscripción, y las comunicaciones entre usted y su equipo de tratamiento.
Si su PHI se desidentifica de acuerdo con las normas de la HIPAA, deja de ser PHI.
Describamos nuestra responsabilidad de proteger su PHI:
Por ley, debemos hacerlo:
- proteger la privacidad de su PHI.
- informarle sobre sus derechos y nuestras responsabilidades legales con respecto a su PHI.
- notificarle si se produce una violación de su PHI.
- informarle sobre nuestras prácticas de privacidad y seguir nuestro aviso actualmente en vigor.
Nos tomamos en serio estas responsabilidades y hemos puesto en marcha salvaguardas (por ejemplo, formación en materia de seguridad y políticas y procedimientos para el personal), salvaguardas técnicas (por ejemplo, desidentificación, encriptación, discos duros cifrados y contraseñas) y salvaguardas físicas (como muebles de almacenamiento en áreas cerradas) para proteger su PHI.
Permítanos informarle sobre sus derechos en relación con su PHI:
Esta sección le informa sobre sus derechos en relación con su PHI y describe cómo puede ejercer estos derechos.
Su derecho a acceder y modificar su PHI.
Sujeto a ciertas excepciones, usted tiene derecho a ver u obtener una copia de su PHI que mantenemos en los registros relacionados con su tratamiento o con las decisiones sobre su tratamiento o el pago de su tratamiento. Las solicitudes deben hacerse por escrito (preferiblemente por correo electrónico). Podemos cobrarle una tarifa razonable, basada en el costo, por las copias, el resumen o la explicación de su PHI.
Si no tenemos el expediente que ha solicitado pero sabemos quién lo tiene, le diremos con quién debe ponerse en contacto para solicitarlo (por ejemplo, el pediatra/PCP).
Si cree que hay un error en su PHI o que falta información importante, puede solicitar que corrijamos o añadamos esa información al registro. Las solicitudes deben hacerse por escrito (preferiblemente por correo electrónico), indicando las correcciones o adiciones que solicita y el motivo por el que deben hacerse. Le responderemos por escrito después de revisar su solicitud (por ejemplo, por correo electrónico).
Envíe todas las solicitudes por escrito al Centro LeafWing en [email protected].
Su derecho a elegir el modo en que le enviamos la información médica protegida a usted o a otra persona.
Puede pedirnos que le enviemos su PHI a una dirección diferente (por ejemplo, la dirección de su trabajo) o por medios diferentes (por ejemplo, fax en lugar de correo electrónico).
Si su PHI se almacena electrónicamente, puede solicitar una copia de los registros en formato electrónico. También puede hacer una solicitud específica por escrito a LeafWing Center para transmitir una copia de su PHI/ePHI a un tercero designado. Podemos cobrar una tarifa razonable basada en el coste.
Su derecho a recibir un informe sobre las divulgaciones de la información médica protegida.
Puede pedirnos una lista de las divulgaciones de su PHI. Usted tiene derecho a un informe de divulgación en cualquier período de 12 meses sin cargo. Si solicita cualquier otro informe en un plazo inferior a 12 meses, podemos cobrarle una tarifa.
- Una contabilidad no incluye ciertas revelaciones. Por ejemplo, las revelaciones:
- Necesario para llevar a cabo el tratamiento, el pago y las operaciones de atención sanitaria.
- Para lo cual el Centro LeafWing tenía una autorización firmada por usted;
- De su PHI/ePHI a usted.
- Para las notificaciones con fines de ayuda en caso de catástrofe;
- A las personas implicadas en su cuidado y a las que actúan en su nombre (por ejemplo, los tutores legales de los hijos menores).
- No está cubierto por el derecho a la contabilidad.
Su derecho a solicitar que se limiten los usos y divulgaciones de su PHI.
Usted puede solicitar que limitemos nuestros usos y divulgaciones de su PHI para fines de tratamiento, pago y coordinación de la atención médica. En la inmensa mayoría de las circunstancias, éstas son las formas en que utilizamos su PHI/ePHI (tratamiento, facturación y coordinación de la atención médica).
Puede pedirnos que no utilicemos o compartamos determinada información sanitaria para el tratamiento, el pago o nuestras operaciones. No estamos obligados a aceptar su solicitud, y podemos decir que "no" si esto afecta a su tratamiento. Tendremos en cuenta todas las solicitudes presentadas y, si las rechazamos, se lo notificaremos por escrito.
Su derecho a recibir una copia en papel de esta notificación.
También tiene derecho a recibir una copia en papel de este aviso si lo solicita.
Cómo podemos utilizar y divulgar su PHI/ePHI.
Su confidencialidad es importante para nosotros. Nuestros médicos y personal administrativo están obligados a mantener la confidencialidad de la PHI/ePHI de nuestros miembros/clientes/estudiantes. Tenemos políticas y procedimientos y otras salvaguardas para ayudar a proteger su PHI del uso y la divulgación indebidos.
A veces, la ley nos permite utilizar y divulgar cierta PHI/ePHI sin su permiso por escrito. A continuación describiremos brevemente estos usos y divulgaciones y le daremos algunos ejemplos.
La cantidad de PHI/ePHI que se utilice o divulgue sin su permiso por escrito variará dependiendo, por ejemplo, del propósito previsto para su uso o divulgación. A veces, es posible que sólo necesitemos usar o divulgar una cantidad limitada de PHI/ePHI, como por ejemplo, para enviarle un recordatorio de cita o para confirmar que usted es miembro del plan de salud. En otras ocasiones, es posible que necesitemos usar o divulgar más PHI/ePHI, como por ejemplo cuando estamos proporcionando un tratamiento o solicitando una preautorización o autorización para un tratamiento.
Tratamiento.
Este es el uso y divulgación más importante de su PHI/ePHI. Por ejemplo, nuestro equipo clínico, incluidos los aprendices, que participan en su atención utilizan y divulgan su PHI/ePHI para evaluar la condición y para evaluar las necesidades de tratamiento. Si necesita atención por parte de proveedores de atención médica que no forman parte del equipo de LeafWing Center, como un pediatra para ayudar con las necesidades de atención médica, podemos divulgar su PHI/ePHI a ellos.
El pago.
Su PHI/ePHI puede ser necesaria para permitirnos facturar y cobrar el tratamiento que usted recibe.
Operaciones de atención sanitaria del comportamiento.
Podremos utilizar y divulgar su PHI/ePHI para ciertas operaciones de atención de la salud del comportamiento (por ejemplo, evaluación y mejora de la calidad, formación y evaluación de los profesionales de la salud, concesión de licencias, acreditación y determinación de las primas y otros costes de la prestación de la atención).
Socios comerciales.
Podemos contratar a socios comerciales para que realicen ciertas funciones o actividades en nuestro nombre, como el pago y las operaciones de atención médica. Estos socios comerciales deben aceptar salvaguardar su PHI/ePHI y nosotros mantenemos ese acuerdo.
Recordatorios de citas.
Podemos utilizar su PHI/ePHI para ponernos en contacto con usted sobre las citas para el tratamiento.
Intercambio de información sanitaria (coordinación de la atención).
Podemos compartir su información médica electrónicamente con otras organizaciones en las que usted recibe atención médica. Compartir la información electrónicamente es una forma más rápida de hacer llegar su información médica a los proveedores de atención médica que le tratan.
Tipos específicos de PHI/ePHI.
Existen requisitos más estrictos para el uso y la divulgación de algunos tipos de PHI/ePHI -por ejemplo, la información sobre salud mental y abuso de drogas y alcohol de los pacientes, las pruebas de VIH y la información sobre pruebas genéticas. Sin embargo, sigue habiendo circunstancias en las que este tipo de información puede utilizarse o divulgarse sin su autorización.
Comunicaciones con la familia y otras personas cuando usted está presente.
A veces un familiar u otra persona involucrada en su cuidado estará presente cuando estemos discutiendo su PHI con usted. Si usted se opone, por favor díganoslo y no discutiremos su PHI o le pediremos a la persona que se vaya.
Comunicaciones con la familia y otras personas cuando usted no está presente.
Puede haber ocasiones en las que sea necesario revelar su PHI a un miembro de la familia o a otra persona involucrada en su cuidado porque hay una emergencia, usted no está presente, no tiene la capacidad de tomar decisiones para estar de acuerdo u objetar, o es un menor de edad. En esos casos, usaremos nuestro criterio profesional para determinar si es en su mejor interés revelar su PHI. Si es así, limitaremos la divulgación a la PHI que sea directamente relevante para la participación de la persona en su atención médica. Por ejemplo, podemos permitir que alguien recoja una receta para usted.
Divulgación en caso de catástrofe.
Podemos revelar su nombre, ciudad de residencia, edad, sexo y estado general a una organización pública o privada de ayuda en caso de catástrofe para colaborar en las tareas de socorro, a menos que usted se oponga en ese momento.
Divulgación a los padres como representantes personales de los menores.
En la mayoría de los casos, podemos revelar la PHI de su hijo menor de edad a usted. Sin embargo, en algunas situaciones, la ley nos permite, o incluso nos obliga, a negarle el acceso a la PHI de su hijo menor de edad. Un ejemplo de cuando debemos negar dicho acceso basado en el tipo de atención médica es cuando un menor que tiene 12 años o más busca atención para una enfermedad o condición contagiosa. Otra situación en la que debemos denegar el acceso a los padres es cuando los menores tienen derechos de adultos para tomar sus propias decisiones de atención médica. Entre estos menores se encuentran, por ejemplo, los que han estado o están casados o los que tienen una declaración de emancipación de un tribunal.
Investigación.
En ocasiones, el LeafWing Center participa en importantes investigaciones. Algunas de nuestras investigaciones pueden implicar procedimientos de tratamiento y otras se limitan a la recopilación y el análisis de datos de salud conductual. Las investigaciones de todo tipo pueden implicar el uso o la divulgación de su PHI. Por lo general, su PHI puede utilizarse o divulgarse para la investigación sin su permiso si una Junta de Revisión Institucional (IRB) aprueba dicho uso o divulgación. Un IRB es un comité que es responsable, bajo la ley federal, de revisar y aprobar la investigación con sujetos humanos para proteger la seguridad de los participantes y la confidencialidad de la PHI.
Actividades de salud pública.
Las actividades de salud pública abarcan muchas funciones realizadas o autorizadas por los organismos gubernamentales para promover y proteger la salud del público y pueden requerir que divulguemos su PHI/ePHI.
Por ejemplo, podemos divulgar su PHI/ePHI como parte de nuestra obligación de informar a las autoridades de salud pública sobre ciertas enfermedades, lesiones, condiciones y eventos vitales.
Podemos utilizar y divulgar su PHI/ePHI según sea necesario para cumplir con las leyes federales y estatales que rigen la seguridad en el lugar de trabajo.
Supervisión de la salud conductual.
Como proveedores de servicios de salud mental y planes de salud, estamos sujetos a la supervisión de agencias federales y estatales. Estas agencias pueden realizar auditorías de nuestras operaciones y actividades y en ese proceso, pueden revisar su PHI/ePHI.
Compensación a los trabajadores.
Podemos utilizar y divulgar su PHI/ePHI para cumplir con las leyes de compensación laboral. Por ejemplo, podemos comunicar su información médica en relación con una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo a los administradores de reclamaciones, a las compañías de seguros y a otros responsables de evaluar su reclamación de beneficios de compensación laboral.
Actividad militar y seguridad nacional.
En ocasiones podremos utilizar o divulgar la PHI/ePHI del personal de las fuerzas armadas a las autoridades militares correspondientes cuando consideren que es necesario para llevar a cabo adecuadamente las misiones militares. También podemos revelar su PHI/ePHI a funcionarios federales autorizados cuando sea necesario para actividades de seguridad nacional e inteligencia o para la protección del presidente y otros funcionarios y dignatarios del gobierno.
Requerido por la ley.
En algunas circunstancias, las leyes federales o estatales exigen que divulguemos su PHI a otros. Por ejemplo, el secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos puede revisar nuestros esfuerzos de cumplimiento, lo que puede incluir ver su PHI/ePHI.
Demandas y otros litigios.
Podemos usar y divulgar la PHI/ePHI para responder a una orden judicial o administrativa, una citación o una solicitud de descubrimiento. También podemos usar y divulgar la PHI/ePHI en la medida en que lo permita la ley sin su autorización, por ejemplo, para defender una demanda o un arbitraje.
La aplicación de la ley.
Podemos revelar la PHI/ePHI a funcionarios autorizados para fines de aplicación de la ley, por ejemplo, para responder a una orden de registro, denunciar un delito en nuestras instalaciones o ayudar a identificar o localizar a alguien.
Amenaza grave para la salud o la seguridad.
Podemos utilizar y divulgar su PHI/ePHI si creemos que es necesario para evitar una amenaza grave a su salud o seguridad o a la de otra persona.
Abuso o negligencia.
Por ley, podemos revelar la PHI/ePHI a la autoridad correspondiente para informar sobre sospechas de abuso o negligencia infantil o para identificar a presuntas víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica.
Reclusos.
En virtud de la ley federal que nos obliga a entregarle este aviso, los reclusos no tienen los mismos derechos de control de su PHI/ePHI que otras personas. Si usted es un recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de un oficial de la ley, podemos revelar su PHI/ePHI a la institución correccional o al oficial de la ley para ciertos propósitos, por ejemplo, para proteger su salud o seguridad o la de otra persona.
Todos los demás usos y divulgaciones de su PHI/ePHI requieren su autorización previa por escrito.
A excepción de los usos y divulgaciones descritos anteriormente, no utilizaremos ni divulgaremos su PHI sin su autorización por escrito. Algunos casos en los que podemos solicitar su autorización para el uso o divulgación de la PHI/ePHI son:
Notas de psicoterapia: En raras ocasiones, podemos solicitar su autorización para utilizar y divulgar "notas de psicoterapia". La ley federal de privacidad define las "notas de psicoterapia" de forma muy específica como las notas tomadas por un profesional de la salud mental en las que se registran las conversaciones durante las sesiones de asesoramiento privadas o de grupo y que se mantienen separadas del resto de su historial médico. Por lo general, no mantenemos notas de psicoterapia, según la definición de la ley federal de privacidad.
Cuando se requiere su autorización y usted nos autoriza a usar o divulgar su PHI/ePHI para algún propósito, usted puede revocar esa autorización notificándonos por escrito en cualquier momento. Tenga en cuenta que la revocación no se aplicará a cualquier uso o divulgación autorizada de su PHI/ePHI que haya tenido lugar antes de que recibiéramos su revocación.
Cómo ponerse en contacto con nosotros sobre este aviso o para hacer preguntas sobre las prácticas de privacidad.
Si tiene alguna pregunta sobre este aviso, envíenos un correo electrónico a [email protected]. También puede notificarlo al secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos.
No tomaremos represalias contra usted si presenta una queja sobre nuestras prácticas de privacidad.
Cambios en este aviso.
Podemos cambiar este aviso y nuestras prácticas de privacidad en cualquier momento, siempre y cuando el cambio sea consistente con la ley estatal y federal. Cualquier aviso revisado se aplicará tanto a la PHI/ePHI que ya tenemos sobre usted en el momento del cambio, como a cualquier PHI/ePHI creada o recibida después de que el cambio entre en vigor. Si realizamos un cambio importante en nuestras prácticas de privacidad, cambiaremos rápidamente este aviso y pondremos el nuevo aviso a disposición en nuestro sitio web en www.leafwingcenter.org/privacy practices. A excepción de los cambios exigidos por la ley, no implementaremos un cambio importante en nuestras prácticas de privacidad antes de revisar este aviso.
Fecha de entrada en vigor de este anuncio.
Este aviso entra en vigor el 12 de agosto de 2021.